El cada vez más extendido uso de las tecnologías en cualquier ámbito de actuación de las personas incluye, como no podía ser de otro modo, una nueva forma de comunicación.
A día de hoy existen pocas personas que no se comuniquen con sus amigos o su familia a través de whatsapp o que no tengan un buzón de correo para recibir y controlar sus gestiones personales.
En el mundo empresarial, gana cada vez más terreno el uso de las comunicaciones telemáticas para cualquier gestión, ya sea con tu asesoría o con cualquier administración.
Como nuestros clientes ya conocen, en Grupo GIE estamos muy comprometidos con ayudarte en esta transición y por ello, queremos ponerte al día sobre cuáles son las 5 obligaciones que tiene que tener todo empresario para llevar un correcto control sobre su negocio.
Control Informativo
La principal obligación de un empresario, es estar informado correcta y constantemente de todas sus gestiones abiertas.
Para ello es fundamental contar con las plataformas más utilizadas para ello, que son principalmente el correo electrónico y aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp.
Es muy importante tener bien habilitadas ambas, para recibir por ejemplo las comunicaciones de tu asesoría de la resolución de un impuesto, o el mensaje de que tienes que llevarles las facturas para que procedan a realizar la declaración de IVA.
Realizar un mínimo de una inspección diaria del contenido de ambas plataformas, para abrir los correos y los mensajes que tenemos sin leer, va a hacer que estemos correctamente informados en todo momento de la situación de nuestras gestiones.
Relación Telemática con Hacienda
El pasado 2 de ocubre de 2016, es la fecha en la que entra en vigor la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Esta ley obliga, entre otros, a las personas y entidades jurídicas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. También están incluidas las entidades sin personalidad jurídica como comunidades de bienes o de propietarios.
Esta relación telemática comprende tanto las notificaciones por parte de la administración como la presentación de documentos y solicitudes a través de registro.
Por lo tanto, es fundamental que tengamos controlado cómo tenemos que relacionarnos con Hacienda y de qué forma tenemos que hacerlo.
Obligaciones con la Seguridad Social
En el caso de la Seguridad social, a partir del próximo día 1 de octubre, todos los empresarios que están registrados en España deberán realizar las comunicaciones con la administración a través de su Sistema RED.
Así ha sido establecido en la Orden ESS/214/2018 publicada hace unas semanas, que amplía la obligatoriedad de incorporación a este sistema a prácticamente todos los autónomos.
Por este motivo, a partir del día mencionado, la Seguridad Social se pondrá en contacto contigo a través de este sistema, al igual que tú tendrás que realizar todas las gestiones a través del mismo, por lo que tienes que tener habilitado tu buzón antes de cometer una infracción que puede convertirse en una sanción económica.
Buzones de notificaciones
Una vez analizado el hecho de que tenemos que relacionarnos telemáticamente con las administraciones, pasamos a explicar cómo tenemos que hacerlo.
Para ello, lo primero que tenemos que tener es nuestro certificado electrónico, para poder recibir notificaciones y enviar la documentación que las administracionen nos soliciten.
Hacienda por su parte, habilita un registro electrónico en la siguiente dirección www.agenciatributaria.gob.es en el que cualquier presentación de solicitud o presentación de documentos deberá realizarse obligatoriamente.
Además, propone sanciones para el incumplimiento de esta obligación, que puede ser constitutivo de una infracción tributaria, estableciendo la imposición de una sanción consistente en una multa pecuniaria fija de 250 euros.
Por su parte, la Seguridad Social, quiere eliminar de forma determinante la utilización del papel, pasando a la digitalización de todos los trámites, adiós al papel, adiós a personarse.
Todas las tramitaciones pasan a gestionarse a través de su sistema RED, donde tienes que estar de alta en nombre propio, o en nombre de autorizado a través de tu asesoría, para evitar quedarte al margen de cualquier información que la Seguridad Social te proporcione.
Gestión Documental
Es evidente que si cambia la forma en la que relacionarse con las administraciones públicas, cambia la forma de relacionarte con tu asesoría y, también cambia la forma en la que tienes que almacenar tus documentos.
Si Hacienda te solicita tu última declaración de IVA a través de su buzón electrónico, tienes que tener la documentación preparada para enviársela de inmediato.
Si la Seguridad Social te solicita el resumen de cotizaciones del último mes, necesitas tenerlo a disposición para hacérselo llegar tan pronto como sea posible.
Para ello, tienes que disponer de un archivo de documentos electrónico también, en el que guardes toda la información que posteriormente puedas necesitar.
En este sentido, cada uno es libre de almacenar su información como quiera o necesite, aunque desde Grupo GIE, seguimos ayudándote habilitando una bandeja de carpetas compartidas en Dropbox donde tienes tu documentación informatizada y disponible en todo momento.
Si necesitas más orientación sobre cuál es la forma correcta de organizar tu archivo electrónico, puedes consultar este post donde te lo explicamos de forma concreta.
En la siguiente infografía puedes analizar de forma gráfica cuáles son las 5 obligaciones telemáticas del empresario actual.
No olvides que tu asesoría, intenta ayudarte en este proceso y por eso en Grupo GIE nos comprometemos a asesorarte en ello, por lo que si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
