La organización de la documentación, juega un papel fundamental en la competitividad de un negocio y en su innovación. Tener un archivo bien organizado te permitirá acceder a una información fiable en el momento en que la necesites, lo que te llevará a tomar decisiones más eficaces y rentables para tu negocio.Puedes clasificar tu documentación en tres grandes tipos:
- Externa: es toda la documentación que entra a tu negocio desde fuera, bien sea a través de tus proveedores, acreedores, etc.
- Interna: es la que se genera dentro del propio negocio y que no va a salir al exterior.
- Corporativa: esta documentación es la que se emite desde tu negocio al exterior y es la que más hay que cuidar ya que estás enviando a todos lados tu imagen, la opinión que tengan tus clientes de ti, va a depender de esta documentación.
Tras dividir la documentación de tu negocio en estos tres grandes tipos, es muy importante que generes otra división por categorías, de tal forma que tengas estructurada la documentación, por ejemplo:
- Externa: facturas recibidas, cartas, albaranes, notas de pedido, etc.
- Interna: circulares, convocatorias, actas de junta, etc.
- Corporativa: facturas emitidas, cartas comerciales, etc.
A partir de aquí, puedes subdividir tu documentación tantas veces como sea necesario, de tal forma que tengas un sistema de archivo optimizado, y sepas donde dirigirte cuando necesitas un documento. También hay una serie de técnicas que pueden ayudarte a que tu archivo sea más intuitivo y tenga un acceso más fácil, como por ejemplo:
- Organización en colores: Consiste en asignar un color a cada tipo de documentación para que cuando vemos ese color sepamos de que familia es el documento (externo, interno o corporativo).
- Ordenarlo alfabéticamente y por antigüedad: Esta técnica nos va a permitir tener el archivo actualizado de forma que la documentación más actual esté más a la vista y la documentación más antigua vaya quedando atrás hasta su desaparición.
- Crear una bandeja con archivos de “extrema importancia”: Si tu volumen de documentación es muy amplio, siempre puedes tener un espacio pequeño en el que archives los que tienen más importancia inmediata, de tal forma que cuando se gestionen pasen al archivo definitivamente.
Dedicar tiempo a organizar la documentación de tu negocio va a hacer que lo ganes después, creándote una serie de ventajas, como por ejemplo la rapidez para la presentación de documentos a tu asesoría para su posterior gestión.
Hemos diseñado una infografía con nuestra experiencia en esta cuestión, en la que destacamos una serie de ventajas e inconvenientes de entregarnos la documentación puntualmente, y lo que tenemos claro, es que para bien o para mal, afectará directamente a tu negocio.
Como podemos observar, dividimos la infografía entre las ventajas que vas a obtener si realizas una presentación de documentos puntual y los inconvenientes de no hacerlo, entre los que destacamos:
- Inconvenientes: Sólo trae disputas, errores, agobios, falta de conocimiento, falta de información y pérdida de un tiempo muy valioso.
- Ventajas: Comodidad, control total sobre tu negocio, abundancia de información que va a hacer que sepas cuales son tus puntos fuertes y tus puntos débiles y la inmediatez de esta información, pudiendo solicitar cualquier informe de tu negocio en cualquier momento.
Además, en GRUPO GIE tenemos nuestro propio sistema de avisos para que el cliente sepa en todo momento lo que necesitamos de él, y así, poder realizar una gestión óptima. Este sistema, consiste en:
- TRIMESTRALMENTE: El cliente recibe recordatorios whatsapp para avisarle de los vencimientos de sus facturas, además de mailings sobre archivos colgados en su buzón de hacienda y mailings con información sobre su sector.
- OCASIONALMENTE: Les avisamos de cualquier incidencia ocurrida en cualquier momento y de otros recordatorios.
- NEWSLETTER: Todos nuestros clientes están inscritos en ella, donde les informamos de cualquier novedad que afecte a su gestión, además de aportarle valor a través de vídeos tutoriales, artículos informativos, etc.
No hay duda de que tener tu documentación bien organizada y presentarla puntualmente a tu asesor va a hacer que tengas mucho más control sobre tu negocio, el control se convertirá en crecimiento y el crecimiento es beneficio.
¡No dudes en pedirnos ayuda si no sabes como organizarte, estamos aquí para asesorarte!.
