Muchas empresas creen que el registro retributivo es un documento que se prepara una vez y se deja archivado. Ese es uno de los errores más frecuentes. En realidad, no basta con tenerlo: hay que mantenerlo actualizado.
La normativa exige que todas las empresas dispongan de un registro retributivo de toda su plantilla, incluido personal directivo y altos cargos, y que ese documento refleje una información fiel y actualizada de las percepciones salariales.
La base legal está en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y en el artículo 5 del Real Decreto 902/2020. Esta última norma deja claro que el registro retributivo debe recoger los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y ordenados conforme al sistema de clasificación aplicable en la empresa. Además, el periodo temporal de referencia es, con carácter general, el año natural.
Ahora bien, el punto más importante para las empresas es este: el registro no puede quedarse congelado. El Real Decreto 902/2020 establece expresamente que deberán hacerse las modificaciones necesarias cuando exista una alteración sustancial de cualquiera de los elementos que integran el registro.
Dicho de otro modo: aunque normalmente se trabaje con referencia anual, si cambian de forma relevante la estructura salarial, los complementos, la clasificación profesional o la composición de la plantilla, el documento debe revisarse para seguir cumpliendo su finalidad de transparencia retributiva.
¿Y qué ocurre si la empresa no lo actualiza?
En la práctica, la Inspección de Trabajo puede entender que existe un incumplimiento de las obligaciones en materia de igualdad. La LISOS tipifica como infracción grave no cumplir las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen la Ley Orgánica 3/2007, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo aplicable.
Esa infracción grave, en materia de relaciones laborales, puede sancionarse con multa de 751 a 7.500 euros.
Pero el riesgo no termina ahí. Si la falta de actualización del registro encubre o impide detectar discriminaciones salariales, el escenario puede agravarse. La LISOS considera infracción muy grave las decisiones empresariales que impliquen discriminaciones directas o indirectas, también en materia de retribuciones. En esos casos, las sanciones pueden ir de 7.501 a 225.018 euros, según su graduación.
El propio Real Decreto 902/2020 recuerda que la ausencia de información retributiva o su insuficiencia puede dar lugar a acciones administrativas y judiciales, individuales y colectivas. En definitiva, mantener actualizado el registro retributivo no solo ayuda a evitar sanciones, sino que también aporta seguridad, orden y confianza dentro de la empresa. Revisarlo de forma periódica permite adelantarse a posibles problemas, cumplir con la normativa y demostrar un compromiso real con la igualdad retributiva. Más que una obligación formal, es una herramienta clave para una gestión laboral responsable.
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