Si hasta ahora cuando escuchabas “factura electrónica” pensabas en hacer una factura en Word, guardarla en PDF y enviarla por email… tenemos que hablar.
Porque eso no es la factura electrónica de la que estamos hablando ahora.
Entonces, ¿qué es una factura electrónica?
La factura electrónica obligatoria será una factura que se expide, transmite y recibe en formato electrónico estructurado, de manera que pueda ser tratada automáticamente por los sistemas informáticos.
Dicho en cristiano:
No se trata simplemente de cambiar el papel por un PDF.
Una factura electrónica tiene que estar preparada para que los sistemas informáticos puedan leer, intercambiar y procesar sus datos.
Y aquí está una de las diferencias importantes:
Factura en PDF → la puedes enviar por correo electrónico y visualizarla perfectamente, pero el PDF, por sí solo, no es el formato estructurado que exige el nuevo sistema de factura electrónica B2B.
Factura electrónica estructurada → contiene la información de la factura de una forma que permite que los sistemas informáticos puedan trabajar con ella automáticamente.
¿Y por qué se hace este cambio?
Porque la idea es que la factura no sea simplemente un documento que mandamos de una empresa a otra.
Se pretende crear un sistema en el que las facturas puedan circular entre sistemas informáticos, quedar registradas y permitir también el seguimiento de determinados estados de la factura y de su pago.
Por eso la nueva normativa establece unos requisitos técnicos concretos y unos formatos estructurados para que las distintas plataformas puedan entenderse entre sí.
¿Entonces voy a tener que olvidarme del PDF?
No necesariamente.
El PDF puede seguir teniendo utilidad como representación legible de la factura, pero no debemos confundir esa copia visual con la factura electrónica estructurada que exige el nuevo sistema B2B.
Y esta diferencia va a ser importante cuando empecemos a hablar de cómo se van a emitir, enviar y recibir las facturas.
Quédate con esta idea:
Factura electrónica ≠ factura en PDF.
Y si ahora mismo estás pensando:
“Vale… entonces ¿cómo voy a hacer yo esas facturas?”
Tranquilo.
Eso lo iremos viendo en los próximos capítulos.
Porque primero había que entender qué estamos llamando realmente “factura electrónica”.
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