PASOS PARA CONSTITUIR UNA SOCIEDAD ANTE NOTARIO

A través de este artículo os informamos de los pasos para constituir ante notario una sociedad mercantil, sus costes y los actuales incentivos fiscales que la Ley contempla:

PASOS:

1º Certificación de la denominación social

Los futuros socios deberán comprobar que el nombre elegido para su sociedad no sea idéntico o semejante con el de ninguna otra existente. Para ello, uno de los socios deberá solicitar la correspondiente certificación de no coincidencia en el Registro Mercantil Central. A la hora de elegir la denominación de la sociedad habrá que tener en cuenta los siguientes criterios:

  • Las S.A. y S.R.L. podrán tener una denominación subjetiva o razón social o una denominación objetiva.
  • En la denominación de una S.A. o S.R.L. no podrá incluirse total o parcialmente el nombre o el seudónimo de una persona sin su consentimiento.
  • La denominación objetiva podrá hacer referencia a una o varias actividades económicas o ser de fantasía.
  • No podrá adoptarse una denominación objetiva que haga referencia a una actividad que no esté incluida en el objeto social.
  • En la denominación deberá figurar la forma social de que se trate o su abreviatura.
  • No podrá formarse la denominación exclusivamente con el nombre de España, sus Comunidades Autónomas, provincias o municipios. Tampoco se podrá utilizar el nombre de organismos, departamentos o dependencias de las Administraciones Públicas, ni de Estados extranjeros u organizaciones internacionales.
  • Los adjetivos “nacional” o “estatal” sólo podrán ser utilizados por Sociedades en las que el Estado o sus organismos autónomos ostenten directamente o indirectamente la mayoría del capital social.
  • Los adjetivos “autonómico”, “principal” o “municipal” sólo podrán ser utilizados por Sociedades en las que la correspondiente administración ostente directa o indirectamente la mayoría del capital social.
  • El adjetivo “oficial” y demás de análogo significado sólo podrán ser utilizados por las Sociedades en que la administración pública ostente la mayoría del capital.
  • No podrán incluirse en la denominación términos o expresiones que induzcan a error sobre la clase o naturaleza de la sociedad.

La certificación negativa tendrá una vigencia de tres meses desde la fecha de su expedición. Transcurrido este plazo deberá solicitarse una nueva certificación. No obstante, la denominación objeto de la misma quedará reservada por un período de seis meses. La certificación deberá presentarse al notario en el momento de otorgar la escritura de constitución y deberá protocolizarse con la escritura matriz.

IMPORTANTE: El futuro socio que solicita la denominación social de la empresa, quedando ésta reservada, deberá necesariamente de formar parte de la sociedad con al menos el 1% del capital social.

Recomendamos, por tanto, que la persona que solicita el nombre de la empresa esté muy segura de querer formar parte de ella.

2º Redacción de los estatutos de la sociedad

3º Certificado bancario del desembolso del capital social

4º Solicitud del Número de Identificación Fiscal

En realidad, la solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF) no forma parte del proceso de constitución de una sociedad, si bien resulta imprescindible obtenerlo, dado que se exige para el pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, sin cuyo abono no se puede tramitar la inscripción en el Registro Mercantil. Por lo tanto, aconsejamos su solicitud con anterioridad a la firma de la escritura de constitución.

5º Firma de las escrituras ante un Notario

6º Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, modalidad Operaciones Societarias

La constitución de la sociedad se encuentra sujeta al pago de este impuesto dentro de los treinta días hábiles siguientes a la fecha del otorgamiento de la escritura. El pago del mismo se efectúa en la Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de la provincia en la que la empresa tenga su domicilio fiscal, salvo en las Comunidades Autónomas a las que se las haya transferido la gestión de este Impuesto. En la Comunidad de Madrid la liquidación se efectuará en la Dirección General de Tributos de la Consejería de Hacienda, debiendo presentarse la primera copia de la escritura de constitución, una copia simple, fotocopia del NIF provisional de la sociedad, y el impreso oficial correspondiente cumplimentado. El tipo impositivo aplicable es del 1% sobre el capital aportado. Las Sociedades laborales están exentas de las cuotas devengadas por las operaciones societarias de constitución y de aumento de capital, aunque deben presentar el impreso de autoliquidación en todo caso.

El Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo, introduce una serie de medidas que afectan a la creación de sociedades de forma telemática y específicamente al Programa de Ayuda para la Cumplimentación del Documento Único Electrónico (PACDUE). Estas medidas específicas son las siguientes:

  •  Modificación del artículo 45.I.B).11 del texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, por la cual la constitución de sociedades, el aumento de capital, las aportaciones que efectúen los socios que no supongan aumento de capital y el traslado a España de la sede de dirección efectiva o del domicilio social de una sociedad cuando ni una ni otro estuviesen previamente situados en un Estado miembro de la Unión Europea queda exenta del pago del ITP/AJD.

7º Inscripción en el Registro Mercantil

8º Legalización de los libros de las sociedades mercantiles en el Registro Mercantil.

  • Libro de Actas en el que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por la Junta General y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
  • Libro de Acciones Nominativas cuando las acciones sean de este tipo, para el caso de las Sociedades Anónimas.
  • Libro Registro de Socios, en el que se inscribirán sus circunstancias personales, las participaciones sociales que posea cada uno de ellos y las variaciones que se produzcan. En la Sociedad Limitada Nueva Empresa no es obligatoria la llevanza del Libro Registro de Socios.

Los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios (incluidos libros de actas y libros registros de socios y acciones nominativas) se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

NOVEDADES A TENER EN CUENTA:

Hay que tener en cuenta que el 3 de julio de 2010 se publicó en el BOE, la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, y  entró en vigor el 1 de septiembre de 2010, introduciendo una serie de novedades a tener en cuenta cuando se constituya una sociedad:

-El límite del capital social se actualiza para ajustarlo a una cifra entera, pasando a ser de 3.000 euros para las sociedades limitadas, y de 60.000 euros para las anónimas.

-La fecha de inicio de las operaciones, salvo disposición contraria en los Estatutos, será la del otorgamiento de la escritura.

-Desaparece la definición de sociedad dominante a efectos de autocartera en el capítulo relativo al régimen de acciones y participaciones propias.

-Recoge expresamente la prohibición de limitar estatutariamente el número máximo de votos a emitir por un accionista o sociedades pertenecientes a un mismo grupo.

Se prohíbe expresamente que los estatutos de una sociedad limitada atribuyan al auditor de cuentas de la sociedad la fijación del valor razonable de las participaciones sociales a efectos de su transmisión.

-Se incluye también en las sociedades limitadas, la distinción entre junta general ordinaria y extraordinaria.

-Si la retribución de los administradores no se basa en participación en beneficios, es la Junta el órgano competente para decidir acerca de la remuneración de los administradores..

-Se obliga a todas las sociedades, sean del tipo que sean, a informar acerca de las situaciones de conflicto de intereses.

Ahora, con la nueva Ley de Sociedades de Capital es posible convocar una Junta de Socios a través de la web de la sociedad. Y se prevé dos alternativas:

1) Que el administrador de la sociedad emita un certificado, con firma legitimada ante notario, en el que se indique cuál es la web de la sociedad (haciendo constar su URL) y, con carácter previo, lo presente ante el Registro Mercantil para que éste tenga conocimiento.

2) Que en el momento de elevar a público el acuerdo correspondiente a la Junta convocada, se efectúe una manifestación por el administrador de la sociedad, que se incorporará en la propia escritura de elevación a público del acuerdo, en el que indique cual es la web de la sociedad.

Seguidamente, se solicitaría al notario que añada a la escritura una diligencia dando fe de que ha entrado a la web de la sociedad el mismo día del otorgamiento de la escritura y ha verificado en vigor la publicación de la convocatoria, incorporando a su vez a este diligencia una copia de dicha publicación.

Recomendamos que la publicación de la convocatoria a la Junta se mantenga en vigor hasta que la escritura de elevación a público de los acuerdos se inscriba en el Registro Mercantil.

COSTES:

La publicación de la inscripción de la sociedad en el Boletín Oficial del Registro Mercantil estará exenta del pago de tasas para sociedades con un capital social menor de 30.000 euros y sin socios jurídicos.

Para sociedades con un capital social menor de 30.000€ y sin socios jurídicos, se aplicarán como aranceles notariales y registrales, la cantidad de 150 euros para el notario y 100 euros para el registrador. Salvo cuando el capital social no sea superior a 3.100 euros y sus estatutos se adapten a algunos de los aprobados por el Ministerio de Justicia, que se aplicarán como aranceles notariales y registrales la cantidad fija de 60 euros para el notario y 40 euros para el registrador.

INCENTIVOS FISCALES:

El Real Decreto-ley 4/2013, de 22 de febrero, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo, publicado en el BOE el día 23 de febrero y en vigor desde el 24 de febrero, contempla una serie de incentivos fiscales con fecha de efectos de enero de 2013, tanto para la creación de nuevas empresas como para el alta de autónomos.

Se modifica el Impuesto de Sociedades para introducir un nuevo tipo impositivo diferente al general, que será del 15% para el beneficio o base imponible hasta 300.000 euros; y para el resto del beneficio a tributar o base imponible, el porcentaje será del 20%.

Esta rebaja fiscal será de aplicación para las empresas de nueva creación, esto es, constituidas a partir del 1 de enero de 2013 y que desarrollen una actividad económica, si bien existe una serie de circunstancias en las que no se aplicará por entenderse que la actividad económica no se ejerce por primera vez:

  • En los casos de transmisión de la actividad (venta, traspaso, etc) por parte de una persona o entidad vinculada con la empresa de nueva creación.
  • Cuando la actividad económica hubiera sido ejercida, durante el año anterior a la constitución de la empresa, por una persona física que ostente el 50% de las participaciones o acciones de la nueva empresa.
  • Cuando la sociedad creada pertenezca a su vez a un grupo de empresas.

AVISO. Este documento tiene carácter meramente orientativo, pudiendo estar sujeto a variaciones en función de la especialidad de cada sociedad mercantil. Recomendamos, en todo caso, consultar con nuestros profesionales.

 

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