LA LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES

Los libros oficiales deben legalizarse antes del día 30 de abril de cada año siempre que el ejercicio económico termine el 31 de diciembre. El proceso de legalización se hace ante el Registro Mercantil y en este post te decimos cómo hacerlo.

Esta legalización de los libros alcanza a las siguientes figuras mercantiles:

  • Todos los empresarios individuales, acreditando que la actividad que realizan es empresarial mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto. No se comprenden actividades profesionales, sociedades civiles o comunidades de bienes.
  • Toda clase de sociedades mercantiles que se encuentren inscritas en el Registro Mercantil.
  • Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica, como puede ser la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones legales.

Todas estas figuras deben presentar a legalizar sus libros en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. En el caso de que se presenten a legalizar libros en blanco, no existe plazo para su presentación

¿Qué libros se deben legalizar en el Registro Mercantil?

Dentro de los libros a legalizar se encuentran los siguientes de manera obligatoria:

  • Libro de inventario y Cuentas Anuales
  • Libro Diario
  • Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad
  • Libro registro de socios o de acciones nominativas
  • Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad
  • Asímismo, podrán ser legalizados los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

No todas las empresas cuentan con los mismos libros, por ejemplo, un empresario individual no tendrá libro de Juntas ni de órganos colegiados, por lo tanto no tendrá la obligación de legalizar este libro. En siguientes posts veremos los procedimientos para legalizar estos libros.

Todo empresario debe llevar, sin perjuicio de lo establecido en la norma, un libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).

Un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM).

Las sociedades Anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas. Las Sociedades de Responsabilidad Limitada, todos los libros anteriormente citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio).

Los libros de Actas se legalizan por el Registro Mercantil antes de su utilización (Art. 106 RRM). No podrá legalizarse un nuevo libro de Actas hasta que no se termine el anterior, salvo que se hubiera extraviado o denunciado su sustracción (Art. 106.3 R.R.M.).

Todos los libros mecanizados (por lo que se exceptúan todos aquellos que se presenten con sus hojas sin utilizar) deberán llevar en la última hoja una diligencia de cierre, firmada y sellada por el representante de la sociedad o el interesado.

Para legalizar los libros hay que presentar en el Registro Mercantil una instancia solicitando la legalización y los plazos para ello son, para los libros de contabilidad en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio y para los libros en blanco, en cualquier momento.

En caso de que la legalización se solicitase fuera de plazo, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el libro fichero de legalizaciones (no lleva asociada sanción).

La presentación de las instancias solicitando la legalización de libros se efectuará en el Pº. de la Castellana 44, de lunes a viernes de 9 a 17. En este momento no se acompañarán los libros físicos a legalizar; si el CD en la presentación digital.

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La presentación de los libros para su legalización podrá hacerse en formato papel o en formato digital.

Los Libros en papel deberán presentarse debidamente encuadernados cuando se proceda a su legalización, de modo que no sea posible la sustitución de los folios que los componen. (art-. 333 RRM)

En caso de presentación en formato digital la información contenida en el soporte magnético (CD/DVD) debe ser generada a través del programa “Legalia”, disponible gratuitamente en www.registradores.org. La presentación en soporte digital requiere que junto a la instancia y el disco (CD/DVD) se incluya el certificado de la huella digital debidamente firmado por el órgano de administración.

Es posible realizar envíos a través de internet para la legalización de libros sin tener que desplazarse hasta el Registro Mercantil y sin precisar autoliquidación previa.

Es necesario:

Tener uno de los certificados reconocidos (firma digital) válidos para poder realizar el envío.

Abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores. Al darse de alta, el usuario acepta una serie de condiciones y tiene que rellenar una serie de datos (nombre, domicilio, datos bancarios).

Una vez recibidos los libros en el Registro, se procederá a su tratamiento y se le entregará, vía telemática también, una acreditación de haber procedido a su legalización en la fecha que se indique en su presentación, si está todo correcto. O bien, se le hará saber del mismo modo que la presentación se ha calificado como defectuosa.

El empresario está obligado a conservar copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados para su legalización a efectos probatorios.

Están obligados a presentar libros para su legalización:

  • Todos los empresarios (Artículo 25 del Código de Comercio)
  • Los sujetos obligados a inscribirse en el Registro Mercantil (Artículo 81 R.R.M.)
  • Sociedades Profesionales, incluidas las Civiles Profesionales
  • Los empresarios individuales que sean sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades en el Régimen de Estimación Directa
  • Las Cooperativas
  • Fundaciones, Asociaciones, etc…
  • Sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista
  • No pueden presentar libros:
    • Comunidades de Propietarios
    • Partidos Políticos
    • Comunidades de Bienes. Sí pueden los comuneros como empresarios individuales

Los libros obligatorios de contabilidad debidamente legalizados van llenando las estanterías, sin embargo a partir de ahora la colección toca a su fin. La reciente obligación de legalizar los libros telemáticamente, recogida en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, conocida como “Ley de Emprendedores” modifica el procedimiento de legalización de los libros oficiales de manera que sólo se podrán legalizar los libros, una vez cumplimentados en soporte electrónico.

Por tanto además del libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, también deberán legalizarse telemáticamente los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, así como los libros registros de socios y de acciones nominativas que deberán legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa Legalia debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Recordemos que la fecha límite para la legalización se acerca ya que los libros deben de legalizarse antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.

Se acabó por tanto lo de legalizar los libros en soporte papel poniendo fin a las colecciones de libros que en muchas empresas se encuadernaban en formatos elegantes y que se almacenaban en lugares destacados.

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¿Qué hacemos entonces con las colecciones de libros contables?

Pues a no ser de que le guste repasar la contabilidad de hace 10 años un día de aburrimiento en la oficina, una opción es desencuadernarlos, meterlos en un destructor de documentos y reciclarlos.

Pero antes de hacer esto tengamos en cuenta los siguientes plazos:

  • Según el Código de Comercio en su artículo 30, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
  • Según la Ley General Tributaria (art.66 a 70) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPFIVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos durante 4 años desde el día de finalización del plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que es el plazo durante el cual tiene derecho la Agencia Tributaria a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria.

Por tanto, una vez pasados 6 años ¿nos animamos a reciclarlos o los dejamos de herencia a las generaciones venideras?

Los libros de contabilidad, tanto los obligatorios impuestos por el Código de Comercio o disposiciones legales como todos aquellos libros auxiliares que consideremos oportuna su llevanza para facilitar las labores contables, tienen que ser legalizados por el Registro Mercantil en donde estemos inscritos.

Esta legalización se tiene que hacer en los cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio social. El plazo general para legalizar en plazo finaliza el 30 de abril, dado que la mayoria de empresas cierran su ejercicio el 31 de diciembre.

Estos libros se pueden confeccionar en papel impreso y encuadernado o en soporte informático. Confeccionar los libros en papel es un verdadero atraso, costes mucho más elevados y pérdidas de tiempo, aunque muchas empresas siguen haciéndolo. El mecanismo de imprimir diarios, libros mayores, libros de IVA… encuadernar, y enviar al Registro tiene un coste importante para las empresas.

Desde hace unos años, se permite la legalización de los libros en soporte digital. Estos soportes digitales no dejan de ser diskettes, o CD-ROM como medios exclusivos cuya confección es realmente rápida y sencilla.

Para confeccionar los libros en soporte digital necesitamos los programas informáticos que facilita el Registro Mercantil. Estos programas los tenemos en este enlace y tenemos que descargarnos el software Legalia y RLegalia, como herramienta devalidación.

El software Legalia, nos permite realizar una importación de ficheros, en formatos RTFPDFTIFF,DOCXLSTXT y algunos formatos de bases de datos para todos los libros de la empresa. En el propio programa, podremos confeccionar la instacia de los mismos y mediante el programa de validación RLegalia, le vamos a colocar una huella y firma a cada fichero que impida su posterior manipulación.

Obviamente, no utilizar estas herramientas es un atraso en la empresa, tanto por ahorro de costes como tiempo. Si alguien no ve muy claro su funcionamiento, quer lo deje en comentarios y hacemos algunos posts al respecto, aunque vayamos ya fuera de plazo para la presentación de los libros del 2008.

Nota: Los ficheros de descarga llevan la extensión.download. Esta extensión hay que cambiarla por .EXE una vez descargados en nuestros equipos.

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