VeriFactu 2026: guía práctica y obligaciones para empresas y autónomos

VeriFactu es el marco que fija cómo deben emitir facturas los programas de facturación para garantizar integridad, trazabilidad y verificación por parte de la AEAT. En este post verás cómo funciona, cuándo aplica, quién está obligado (y quién no) y los pasos concretos para cumplir.

Cómo funciona VeriFactu en 5 pasos:

1. La factura se emite desde un programa adaptado a VeriFactu.
2. El sistema genera un identificador único y un hash (firma digital).
3. Según la modalidad elegida, la factura se remite automáticamente a la sede electrónica de la AEAT o se registra y conserva sin remisión.
4. El receptor puede escanear el código QR impreso en la factura para comprobar su validez.
5. Hacienda conserva el registro y verifica la información en tiempo real.

Calendario de entrada en vigor:

• Empresas: 01/01/2026
• Autónomos: 01/07/2026

Importante: la obligación nace cuando se expide la factura (no depende del cobro o del pago).

Modalidades de VeriFactu

Con remisión a AEAT: envío en tiempo real de un registro (resumen) de cada factura y su QR.
Sin remisión: el software genera identificador, hash y QR y conserva las facturas y registros sin enviarlos a AEAT.

¿Quién está obligado y quién está exento ?

• Autónomos (en general): obligados. Si hoy no usas software adaptado, deberás adaptarte antes del 01/07/2026.
• Empresas: obligadas desde 01/01/2026.
• Empresas acogidas al SII: exentas de VeriFactu (ya informan por SII).
  Bares, restaurantes y
• comercios con cliente final (B2C): obligados mediante facturas simplificadas/tickets con QR. Se podrá emitir una factura de “canje” que resuma varios tickets ya emitidos.
• Fundaciones exentas en Impuesto de Sociedades (Ley 49/2002): si expiden facturas, están sujetas a VeriFactu.
• UTES: si emiten facturas, están obligadas a VeriFactu.
  Actividades exentas de IVA que no están obligadas a facturar
• (colegios, escuelas, etc.): si no expiden facturas, no aplicaría VeriFactu. Si un cliente solicita factura, sí hay que emitirla y registrarla; puede usarse la aplicación gratuita de Hacienda.
• Apoderamiento: si te factura un colaborador (gestoría/asesoría) en tu nombre, necesitará un apoderamiento específico para operar en VeriFactu.
  Cuándo nace la
• obligación: en el momento de expedir la factura.

¿Y si facturo con Word, Excel, PDF o talonario?

Manual puro (talonario o máquina de escribir): en principio, fuera de VeriFactu porque no hay sistema informático de facturación.
Word/Excel/PDF usados solo para “redactar e imprimir” la factura, sin más procesos avanzados: según FAQs de la AEAT, podría no considerarse SIF.
Pero atención: si se usan para generar libros registro, contabilidad, automatizaciones (macros) o si esos archivos se remiten a un tercero (gestoría/contable) para mecanización, esa operativa puede considerarse sistema informático de facturación. En un reciente seminario, se indicó expresamente que esta casuística sí se trataría como SIF y, por tanto, estaría sujeta a VeriFactu.
Recomendación práctica: a efectos de cumplimiento, trata Word/Excel/PDF como “riesgo de SIF” si intervienen en el flujo de facturación y adopta cuanto antes un programa adaptado.

Pasos para cumplir sin sobresaltos

1. Elegir modalidad (con remisión o solo retención y conservación) según tu casuística.
2. Verificar que tu software de facturación esté adaptado a RRSIF/VeriFactu (identificador único, hash, QR, registro y conservación).
3. Configurar el QR y los campos obligatorios en plantillas de factura y ticket.
4. Preparar apoderamientos específicos si tu asesoría/gestoría emitirá o remitirá en tu nombre.
5. Establecer un procedimiento de contingencias (qué hacer si falla la conexión o el sistema).
6. Asegurar la conservación de registros y copias de seguridad.
7. Formar al personal que emite facturas y al punto de venta (TPV).
8. Plan de migración: pilotos en 2025, arranque productivo antes de tu fecha de obligación (enero o julio de 2026).

FAQ rápidas

1. Si hago todas las facturas a mano, ¿me afecta? En principio no, mientras no utilices un sistema informático de facturación.
2. ¿Los del SII tienen que adoptar VeriFactu? No, están exentos porque ya reportan por SII.
3. ¿Los tickets sin datos del cliente valen? Sí, como facturas simplificadas con QR.
4. ¿Puedo resumir varios tickets en una sola factura? Sí, mediante una factura de canje.
5. ¿Cuándo debo informar? Cuando expides la factura (no por el cobro/pago).
6. ¿Habrá una app gratuita de la AEAT? Sí, la AEAT ofrecerá una aplicación básica que podrás utilizar si encaja con tus necesidades.

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