Los que ya conocéis un poco nuestro despacho, sabéis que una de las cosas en las que ponemos el foco, es en automatizar el máximo de procesos posible, con el fin de ahorrarnos tareas engorrosas y sobretodo y lo más valioso, tiempo, que invertir en tareas de mayor valor para nuestros clientes.
En anteriores publicaciones hemos desarrollado nuestra idea de suprimir el uso de papel, que estamos implantando un sistema para compartir la documentación a través de la nube o de que ya realizamos las conciliaciones bancarias a través de la banca electrónica. Sin embargo hoy, voy a explicaros como se produce el PROCESO DE IMPORTACIÓN CONTABLE, desde que un proveedor emite una factura hacia tu negocio, hasta que en nuestro despacho se contabiliza.
RECEPCIÓN Y EMISIÓN DE FACTURAS.
Diariamente tu empresa realiza la facturación correspondiente a los bienes o servicios que ofrece a sus clientes y, por el contrario, recibe las facturas de los proveedores a los que se les solicita, por ejemplo, las mercancías.
Muy pocas son las empresas que no llevan un “registro propio” de esta operativa, para controlar lo que compran y lo que venden, para tener claro cuál es el gasto que la empresa está haciendo o para poder saber si necesita vender más o menos.
En este punto, y tras conversar con varios clientes, pensamos en que si esta información “de andar por casa” estaba debidamente estructurada, en lugar de enviarnos mensual o trimestralmente, paquetes y paquetes de facturas, nosotros podríamos realizar el registro contable a través de esta información.
REGISTRO DE FACTURAS EN EXCEL.
Para lograrlo, desarrollamos una plantilla en la hoja de cálculo con algoritmos para controlar errores y duplicidades, compatible con cualquier sistema, en la que de forma fácil e intuitiva nuestros clientes registran el día a día de su negocio.
El registro es fácil, ya que sólo tienen que anotar, de la misma forma que anteriormente lo hacían en su propio registro, las operaciones que realizan diariamente.
De esta forma conseguimos que tengan la documentación actualizada y bien estructurada.
ENVÍO DE FACTURAS AL DESPACHO.
También hemos hablado en algunas publicaciones sobre el problema que existe actualmente con los cibercriminales, que atacan servidores de compañías como TELEFÓNICA, accediendo así a innumerables datos confidenciales que podrían afectar el futuro de las empresas.
Con el ejemplo de TELEFÓNICA, supimos que el malware o virus que entró en sus servidores, fue a través de un correo electrónico con un documento adjunto que llego a sus oficinas. De esta forma, un trabajador lo descargó e infecto todo el sistema.
La única forma de luchar contra estos casos, es suprimir el envío de documentos adjuntos a través de correos electrónicos, y para ello, hemos desarrollado un sistema de carpetas en DROPBOX, método mucho más seguro y también mucho más ágil del que también hemos hablado sobre sus ventajas en algún post.
Con esta medida, además de la seguridad que aportamos, eliminamos grandes cantidades de tiempo, ya que el cliente, cuando tiene su plantilla de Excel completamente rellena, la deposita en la carpeta que tenemos compartida con él, y nos llega al instante.
REGISTRO EN CONTABILIDAD.
Una vez tenemos a nuestra disposición la plantilla de Excel de nuestro cliente en Dropbox, la descargamos y lo primero que hacemos es revisar que esté todo correcto.
Miramos que no haya datos erróneos, que los datos de las facturas estén situados en su sitio, para, si hay alguna incidencia, informar al cliente de ello tras corregirla. Y si todo está correcto, pasamos al siguiente paso, el registro contable.
Cuando desarrollamos la plantilla de Excel para enviar al cliente, nos aseguramos de que esta tuviera las mismas características que tiene nuestro ERP o programa contable para así poder importarlas y no tener que picarlas una a una.
La importación contable consiste en introducir en el programa desde el que realizamos la contabilidad un archivo que el programa lee, y automáticamente genera los asientos correspondientes al mismo.
Así, también eliminamos las grandes cantidades de tiempo que tardamos en picar las facturas en papel, una por una y también los posibles errores que puedan surgir de ello.
OBTENCIÓN DE RESULTADOS Y PRESENTACIÓN TRIBUTARIA
Una vez hemos importado el archivo, hemos pasado de:
ANTES: Ir a recoger las facturas en papel, llevarlas a la oficina, ordenarlas, clasificarlas, contabilizarlas una a una y devolver las facturas al cliente. (Una semana)
AHORA: El cliente nos pasa la plantilla, importamos el archivo, obtenemos resultados. (20 minutos)
Como veis el proceso es mucho más ágil, lo que nos va a permitir, centrarnos más en el asesoramiento personalizado que queremos realizar para ti y menos en tareas que se pueden suprimir por técnicas más novedosas.
Y tú conseguirás tener tu información actualizada, estructurada, y disponible en todo momento para conocer la situación de tu negocio.
No dudes más y comienza el cambio, nosotros te ayudamos. Además, aquellos clientes que se acojan a este sistema tecnológico, pueden tener un descuento en nuestras tarifas; de manera que todos salimos ganando.
