En un anterior post te contábamos que es el GPPR y como las empresas se estaban adaptando a esta nueva normativa. Por ello en esta entrada intentaremos ofrecerte una serie de tips a tener en cuenta para ayudarte a preparar para el GDPR , si manejas datos personales y cómo afecta a tu email de marketing.
En el momento en que maneja los datos personales de un ciudadano de la UE, queda sujeto al GDPR, independientemente de dónde se encuentre usted o su empresa.
Si manejas información con datos personales, seguramente para crear sus campañas de mailings o automatizar sus envíos de noticias, utilices algunas de las siguientes plataformas de marketing que existen en el marcado como pueden ser; mailchimp, sendiblue, MailUp, SendGrid, etc…
Pero independientemente de la plataforma utilizada debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1.Revisar Plugins y formularios.
Toca revisar todos los plugins, formularios, etc. que tenemos y ver qué información recopilan, ver si realmente la necesitamos e informar para qué la vamos a utilizar. También hay que asegurarse de que los “Términos y Condiciones” y la “Política de Privacidad” siguen las pautas de la GDPR.
En el caso de WordPress, recordamos que este CMS representa el 30% de las páginas que existen en Internet. Afortunadamente, WordPress lleva tiempo trabajando para adaptar sus funciones principales antes de que se acabe el plazo.
2. Evaluar qué tan bien sus listas de correo electrónico actuales cumplen con el GDPR.
¿Sus listas de contactos actuales cumplen con GDPR? Para asegurarse, hágase estas 4 preguntas:
- ¿Sus contactos dieron su consentimiento para recibir sus correos electrónicos a través de un formulario de suscripción voluntaria?
- ¿Se dio este consentimiento de contacto para el propósito específico para el que está utilizando sus datos? Por ejemplo, si solo optaron por su lista de boletines, esto no es suficiente consentimiento para usar sus datos para un flujo de trabajo de automatización de marketing.
- ¿Mantuvo registros precisos y seguros de todas las inscripciones que recibió?
- La ley establece que los menores de 16 años no pueden dar su consentimiento sin el consentimiento de los padres. ¿Contiene su lista los datos personales de los menores que no hubiesen podido dar su consentimiento?
3.Asegurarse de respetar los derechos de sus clientes.
¿Tus procedimientos que dan acceso a los usuarios a sus propios datos personales están actualizados?
Aquí hay algunas cosas para asegurarse de actualizar:
- Echa otro vistazo a su acuerdo de confidencialidad para participar y asegúrese de que los usuarios estén claramente informados sobre cómo planea usar sus datos.
- Establece un procedimiento sencillo (configure un formulario, página de contacto o enlace en su boletín) que facilite a los contactos solicitar una copia o modificación de sus datos personales que tenga registrados.
- Establece un proceso para que los candidatos se nieguen fácilmente a que sus datos se utilicen en la elaboración de perfiles o en decisiones automatizadas.
4.Asegurarse de que tus herramientas de trabajo cumplan con GDPR.
La nueva ley impone una responsabilidad común a las empresas y a sus proveedores de servicios para que la cumplan.Para evitar ser penalizado como resultado de que una de sus herramientas de trabajo no cumpla con el GDPR, debe hacer lo siguiente:
- Haz una lista de todos los servicios en la nube que alojan los datos personales de sus clientes en sus servidores.
- Pregúntales si cumplen con GDPR.
- La mayoría de plataformas generan formularios adaptados a la GDPR.
RESUMEN
- Fecha en que la ley entra en vigencia: 25 de mayo de 2018
- Obtén el consentimiento: solicitar de nuevo el consentimiento mediante un formulario opt-in explícito a sus clientes. .
- Comprueba la integridad de sus listados.
- Segmenta listados por permisos de marketing o por fines comerciales o noticias autámaticas.
- Elimina los contactos y las listas que no necesite.
- Actualiza tus formularios de suscripción: en sus plataforma actualice para que sean lo más explícitos posible en lo que se refiere a cómo utilizará la información solicitada
- Te recomendamos que también utilice un opt-indiferente para cada uso que desee darle a los datos proporcionados: por ejemplo, dos casillas diferentes para la suscripción a la newsletter y para los e-mails automatizados en función de las acciones del usuario.
- Debes actualizar tu acuerdo de confidencialidad, tus formularios de aceptación y los procedimientos de notificación para dejar claro a los contactos para qué se utilizan sus datos, de qué datos realiza un seguimiento y cómo pueden realizar las solicitudes necesarias para modificar o eliminar estos datos.
