Vamos a explicar las principales obligaciones que debe cumplir un empresario desde el punto de vista laboral especialmente cuando va a tener trabajadores a su cargo, desde la apertura de su empresa hasta la contratación de trabajadores. Es importante que el empresario esté al día en el cumplimiento de estas obligaciones, pues las consecuencias en caso de una inspección de la Seguridad Social puede resultar especialmente gravosa.
Cuando un empresario (ya sea persona física o jurídica) va a contratar, el primer trámite desde el punto de vista laboral es tramitar su Registro en el sistema de la Seguridad Social y asignación de su principal o primer Código de Cuenta Cotización, así como elección de la entidad gestora y/o colaboradora para la protección de los trabajadores a su servicio. De esta manera, la TGSS asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones en el respectivo Régimen del Sistema de la Seguridad Social. Impreso TA.6. Si abre establecimientos en otras provincias o tiene trabajadores con peculiaridades de cotización deberá abrir otro Código Cuenta Cotización Asociado a través del TA.7. Cuando haya cualquier modificación relevante, es obligado comunicarlo a la TGSS, en el plazo de 6 días naturales siguientes a aquel en que se produzcan: el cambio de nombre, domicilio, entidad que cubre las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y, en su caso, la prestación económica por incapacidad temporal, actividad económica y cualquier otra variación que afecte a los datos declarados en la inscripción, incluida la extinción y/o el cese temporal o definitivo de su actividad.
o Que, al menos la mitad del capital de la sociedad para la que preste sus servicios esté distribuido entre socios, con los que conviva, y a quienes se encuentre unido por vínculo conyugal o de parentesco por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado. (trabajador + 50% acciones entre él y cualquier otro miembro conviviente de la familia que también sea socio de la empresa).
o Que su participación en el capital social sea igual o superior a la tercera parte del mismo. (trabajador + 33% acciones).
o Que su participación en el capital social sea igual o superior a la cuarta parte del mismo, si tiene atribuidas funciones de dirección y gerencia de la sociedad (administrador + 25% acciones).
En caso que el administrador societario no alcanzase los niveles de participación aquí descritos, deberá cotizar en el régimen general de la seguridad social con exclusión de la cotización por desempleo y fondo de garantía salarial.
También es necesario notificar a la autoridad laboral la apertura o reapertura de un centro de trabajo. La comunicación de apertura se realizará con carácter previo o dentro de los 30 días siguientes a la apertura. En las obras de construcción la comunicación de apertura de centro de trabajo deberá ser previa al comienzo de los trabajos y se efectuará únicamente por los empresarios que tengan la consideración de contratistas. A la solicitud deberá acompañar el Plan de prevención de riesgos laborales (de estar elaborándose, se podrá aportar fotocopia del concierto para la prevención firmado por las dos empresas o certificado del Servicio de Prevención), y Proyecto técnico junto a Memoria descriptiva de actividad (para aquellas empresas con actividades calificadas de molestas, insalubres y peligrosas).
Antes de contratar a una persona cuando es la primera vez que ésta trabaja, la empresa debe afiliarla a la Seguridad social para que quede incluida en el sistema. Como consecuencia de dicha afiliación la Tesorería General de la Seguridad Social asigna a la persona el número de seguridad social correspondiente. Impreso: Modelo TA.1. El trámite se puede hacer a través del sistema RED DIRECTO. Es una nueva modalidad de transmisión dentro del Sistema RED orientada a la pequeña y mediana empresa (menos de 15 trabajadores en el momento de darse de alta y hasta 25 como máximo si aumentan los mismos con posterioridad).
Al mismo tiempo que la afiliación, la empresa debe dar de alta a todos sus trabajadores y de baja cuando dejan de prestar servicios en la misma. Impreso: TA.2/S. Los trabajadores deben ser dados de alta en el Sistema red de la Seguridad social, con antelación a la prestación efectiva de trabajo, al menos con 1 día antes. Para realizar la citada gestión, es necesario fotocopia del D.N.I. o permiso de trabajo del trabajador, fotocopia de la cartilla de la seguridad social y demanda de empleo. Las bajas y variaciones deben realizarse a los 6 días siguientes.
Los empresarios que tengan trabajadores contratados deberán contar con un servicio de prevención de riesgos laborales, propio o ajeno. Dependiendo del sector, y según lo que disponga cada Convenio colectivo, puede ser obligatorio igualmente que la empresa contrate un seguro de vida, accidentes o plan de pensiones para sus trabajadores.
Las liquidaciones de seguros sociales (modelo Tc1) deberán abonarse, hasta el último día hábil del mes siguiente al período de referencia. Las empresas del sector de la construcción, deberán abonar además una cotización extraordinaria “F.L.C.”, bien de manera mensual (dependiendo del número de trabajadores), con el plazo de hasta el último día hábil del mes siguiente al período de referencia, o de manera semestral hasta el 31/07, el primer semestre, y hasta el 31/01 de año siguiente el segundo semestre.
Cuando un trabajador está de baja médica, la empresa recibirá el parte de baja del trabajador en el plazo de los 3 días siguientes al inicio de la situación de baja que, a su vez deberá remitirla a la Mutua o al INSS, en su caso, en el plazo de 5 días desde su recepción. La prestación por incapacidad temporal corre a cargo del INSS o de la Mutua, pero la empresa debe pagar la prestación como si se tratara de un salario.
En los supuestos de enfermedad común o de accidente no laboral, el abono del subsidio entre los días 4 a 15 de baja en el trabajo (los 3 primeros no se abonan), ambos inclusive, son a cargo del empresario (que suele ser el 60% de la base de cotización del mes anterior a la baja, salvo que el Convenio colectivo obligue a pagar el 100%). A partir del día 16 de baja, la responsabilidad del abono incumbe al INSS o a la Mutua, abonando el 60% de la base de cotización hasta el 20º día y el 75% a partir del 21º día. El abono se hace a través de lo que se llama pago delegado, es decir, que la empresa paga al trabajador, adelantando el pago que le correspondería hacer al INSS o a la Mutua, pero luego la empresa se deduce ese pago en los seguros sociales.
En el supuesto de empresas con menos de 10 trabajadores que lleven más de 6 meses consecutivos abonando el subsidio pueden solicitar que el pago lo haga directamente el INSS o la Mutua , algo que ocurre también cuando estando el trabajador en situación de incapacidad temporal se extingue la relación laboral.
El caso de prestación por riesgo durante el embarazo es una situación diferente: el pago se asume directamente por la entidad gestora (Mutua o INSS) y la empresa únicamente debe extender un certificado sobre los trabajos y actividades realizadas por la trabajadora, condiciones del puesto de trabajo, categoría y riesgo específico así como de la inexistencia de otro puesto compatible con su estado.
